5 Tips para Mejorar tu Gestión de Datos ASG

Reportar y actuar sobre los aspectos ASG de la empresa es una tarea que, por definición, depende de datos. Necesitamos muchos datos de muchas fuentes y en muchos formatos distintos. El día a día de la gestión de estos datos trae consigo múltiples retos en diferentes niveles de la empresa y etapas del proceso que pueden ser desafiantes al querer buscarles una solución. ¡No temas! Hemos preparado algunos tips para ayudarte a navegar estos desafíos.

Empecemos por lo primero: los datos ASG (ESG en inglés) se refieren a información relacionada al impacto Ambiental, la responsabilidad Social, y las prácticas de Gobernanza. Se les considera información No Financiera. Y, tienden a ir en muchos casos, acompañados de Información Financiera. Los datos ASG entonces se pueden categorizar en las siguientes áreas:

• Datos Ambientales: incluye datos sobre el uso de energía, emisiones de carbono, uso de agua, y prácticas de gestión de residuos.
• Datos Sociales: incluye datos sobre las prácticas laborales y de contratación de la empresa, políticas de derechos humanos, diversidad, inclusión, equidad, y compromiso con la comunidad.
• Datos de Gobernanza: esta área incluye los componentes de la junta directiva de la empresa, su estructura corporativa, pagos a ejecutivos, políticas anticorrupción, y otras métricas relacionadas.
• Datos Financieros: incluye el desempeño financiero y estabilidad de la compañía, lo cual puede ser utilizado junto con otros datos ASG para calcular índices de intensidad, cruzar datos, y generar otros KPIs ASG.

En vista de esto, recolectar y gestionar datos ASG precisos y completos  es una necesidad neurálgica para que las organizaciones mejoren su sostenibilidad, responsabilidad social, y hasta su propio desempeño. Sin embargo, el proceso puede ser desafiante con diversos retos en la recolección, análisis, procesamiento y reporteo de información (sin mencionar el indispensable paso posterior de poner metas y tomar acción!).

Algunos problemas que comúnmente escuchamos en torno a la gestión de datos ASG son:

1. Que es abrumador. Existen demasiados marcos de reporteo, cada uno con sus particularidades. Con más de 600 marcos y más de 1255 regulaciones, y con un incremento de 155% en los últimos 10 años ¡Claro que es un torbellino! Y la complejidad inicia con no saber qué información es importante recolectar y reportar.
2. Datos no estandarizados y desestructurados que son difíciles de procesar. De acuerdo con un estudio de IDC, de 80 a 90% de los datos de las empresas son atos desestructurados (por ej. texto, sin una estructura de base de datos). Esto vuelve una pesadilla revisar los documentos que envían diferentes áreas de la empresa para obtener lo que necesitas; y algunas empresas se van por la ruta fácil de sólo usar el 10% de datos estructurados y fáciles de usar, dejando su reporteo ASG desnutrido y bajo en precisión y calidad.
3. Falta de datos. Muchas veces los datos “no existen”; es decir, o no se está llevando un monitoreo de los datos que deseamos reportar, O, si existen estos datos pero no sabemos dónde encontrarlos, o no es fácil obtenerlos. A la vez, no hay una sola fuente de verdad pues muchas veces diferentes áreas de la empresa tienen datos distintos, o los reportan distinto. De acuerdo con un estudio reciente, 42% de las empresas dicen que batallan con la falta de datos y su confiabilidad, y 36% dicen que batallan con demasiadas fuentes de datos. 
   1. Hablando de falta de datos; menos de 40% de las compañías que reportan al Carbon Disclosure Project reportan emisiones de Alcance 3 (y para calificar ahí necesitan solo reportar 1 de las 15 categorías!). Esto sucede porque las empresas que componen el Alcance 3 (la mayoría PYMES) muchas veces NO tienen un proceso de reporteo de emisiones, por lo que la data nunca se captura. Llega a tomar de 1 a 3 años para que una empresa logre dar el paso a reportar Alcance 3, a pesar de que el Alance 3 puede representar incluso el 95% de las emisiones totales de la empresa.
4. La entrada y análisis se hace a mano. En un estudio global reciente, KPMG encuentra que casi el 50% de las organizaciones usan hojas de cálculo para gestionar sus datos ESG. Esto es práctico a primera vista… pero viene con sus dolores: con error humano y documentos que se pierden. Retrabajo. Las hojas de cálculo están limitadas para manejar grandes volúmenes de datos. Son susceptibles a que se vea comprometida su veracidad por error humano o por problemas de control de versiones. No tienen las capacidades avanzadas de analítica que frecuentemente se requieren, y tampoco tienen funciones robustas de colaboración. 
5. Desconectado. La información de un año, frecuentemente se queda solo en los documentos de ese año, y no se va generando un histórico. Entre diferencias de formato, documentos aislados entre sí, o el riesgo de que las memorias de cálculo se pierdan porque “se quedaron con el consultor” o “la persona que lo llevaba, ya salió de la empresa”, estos dolores reales hacen difícil llevar una memoria corporativa.
6. Laborioso y tardado. A todo lo anterior debemos sumar el laborioso proceso de analizar, estudiar, procesar y luego redactar con base en toda esta información, Esto hace que generar reportes ESG en una empresa pueda tomar entre 3 y hasta 9 meses, cada año. Tiempo que podría estar mejor orientado diseñando iniciativas poderosas para el cambio positivo.

La meta entonces es llegar al punto ideal de la Gestión de Datos Desestructurados: los datos correctos, en el lugar correcto, en el momento correcto– a todo momento. 

Para ir en esa dirección y mejorar la reportabilidad ESG de tu empresa, aquí hay 5 tips:

1. Definir (y mantener actualizado) qué información es importante para ti. Hay varias maneras, desde identificar marcos de reporteo que te dan datos e indicadores útiles para otros marcos. (Por ejemplo, si cumples con los requerimientos de X, eso mismo sirve para reportar en Y),  Igualmente, hay marcos a nivel nacional, como las NIS en México, que plantean una serie de indicadores mínimos indispensables con los que puedes empezar. Puedes empezar por ahí y luego robustecer tu estrategia de reporteo. Otra manera: hacer un análisis de doble materialidad periódicamente y elegir y actualizar temáticas de importancia para la empresa.

1. Diseñar un Plan de Gobernanza de Datos y Analítica. Esto es algo que no se puede delegar sino que requiere un esfuerzo transversal en la empresa. Desde definir las fuentes primarias de datos ASG (¿está en sistemas TI? en hojas de cálculo? En fuentes externas? De todo un poco? ¿Quiénes son las personas que tienen esta información?). ¿Cómo recolectar y centralizar esta información para efectos de una auditoría? ¿Quién será responsable de supervisar este proceso?). Un poco de trabajo de diseño ahora para generar estructura puede ahorrar muchos dolores de cabeza después.

1. Establece una “fuente única de verdad”; es decir una base de datos integradora para poder alojar los datos, referirse a ellos como si fuera una memoria corporativa, y a partir de ahí comparar, referir, analizar y recombinar información. Mirar atrás en el tiempo y comparar el comportamiento y desempeño de la empresa en diversos indicadores es una pieza clave para saber si la empresa va en la dirección correcta. Además, la información para reportes ESG se puede aprovechar de muchas otras maneras en diferentes funciones de la empresa (decisiones operativas, estratégicas, de marketing, de gestión de personal, etc). De acuerdo con un estudio, entre el 40-60% de las organizaciones no tiene una estrategia clara para sacar provecho de sus datos y no contemplan los beneficios de su aprovechamiento. ¡No caigas en esto!

• Colabora con diferentes departamentos o dueños de información y genera un proceso de educación a estas personas / departamentos. Relaciónate con, y capacita a aquellas personas que son stakeholders de los datos ASG. Es importante conseguir su cooperación. ¿Saben cómo recolectar y entregar la información que se necesita? ¿Entienden por qué es clave esto y cómo se conecta con la estrategia de la empresa, así como para su propio beneficio? Esto debe no solo educar a las personas acerca de la importancia de los datos ASG sino de los objetivos ASG de la empresa y el rol importante que cada individuo tiene.Además, estos procesos podrían ayudar a relacionar mejor las diferentes áreas. Al final recordemos que las empresas son organismos vivos, que se mueven por y con personas; entonces cultivar buenas relaciones es una pieza indispensable.

1. Implementa un software para recolección y gestión de datos  ASG. Un buen sistema de recolección de datos debe poder obtener datos a lo largo y ancho de la operación de la empresa, su cadena de suministro, informes previos, proveedores de información de terceros, e información públicamente disponible, y permitir estructurar la información conforme la realidad de la empresa (sus diferentes áreas, territorios, unidades de negocio y estructura corporativa). El sistema también debe poder organizar y analizar los datos de forma que el resultado presente información significativa y útil a presentar a diferentes grupos de interés, como inversionistas, empleados, ejecutivos de diversas áreas, e incluso clientes. Considera adoptar un sistema robusto para integrar los datos ASG en una base de datos que permite gobernar, verificar y validar datos, mejorando su control y auditabilidad. Igualmente esto facilitará una mayor transparencia al comunicar fuentes de datos, metodologías y suposiciones inherentes en los informes. 

Esperamos esto te sirva en tu camino de la reportabilidad de tus datos y esfuerzos ASG. 

¿Necesitas  un sistema unificado para recolectar, gestionar, reportar y mejorar tus datos ASG? IUS.Earth ayuda a las empresas en latinoamérica a mejorar la gestión y mejora de sus datos e impactos ASG sin importar su nivel de expertis en el tema, reduciendo el tiempo dedicado a gestión, haciendo fácil la entrada de datos para calcular emisiones y reportar impactos y cumplir con diversos estándares de reporteo. 

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Acerca de IUS.Earth:

Estamos construyendo la infraestructura digital para la regeneración.

IUS.Earth es una startup mexicana que ha desarrollado un SAAS con herramientas para que las empresas (PYMES, grandes y multinacionales) puedan fácilmente medir. gestionar. reportar y mejorar su sostenibilidad (ESG), y luego con la data conectada en Gemelo Digital, sea fácil diseñar y crear economías circulares y sostenibles en sus regiones.

Ahorramos tiempo en la gestión de sostenibilidad y hacemos mucho más fácil el cambio cultural y de prácticas que se requieren para que la empresa transite hacia cada vez mayor impacto positivo, con los aliados correctos.

Ya sea que seas una PYME y nunca hayas reportado; o seas una empresa grande o multinacional y necesites reportar impactos, o un fondo de inversión de impacto que necesita gestionar los impactos de su portafolio, IUS.Earth es un aliado clave para que más recursos se enfoquen en hacer el mayor impacto positivo posible.

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